1. Wie is verantwoordelijk?
ZaakAan is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die nodig zijn om het ZaakAan-platform te leveren en te beheren. Je bereikt ons via info@zaakaan.nl. Bij gegevens die een ondernemer via een door ZaakAan beheerde website ontvangt, zoals een contactaanvraag, kan die ondernemer zelf ook verwerkingsverantwoordelijke zijn.
2. Welke gegevens verwerken we?
- Accountgegevens, zoals naam, zakelijk e-mailadres, rol, lidmaatschap en inlog- of sessiegegevens.
- Bedrijfsgegevens, contactgegevens, openingstijden, diensten, werkgebied en andere informatie die je op je website wilt tonen.
- Content die je toevoegt, waaronder teksten, afbeeldingen, concepten, goedkeuringen en geplande publicaties.
- Gegevens van gekoppelde zakelijke kanalen, zoals account- of pagina-identificaties, verleende rechten en versleutelde toegangssleutels.
- Contactaanvragen aan een beheerde website, waaronder naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer en bericht.
- Beveiligings-, wijzigings- en ondersteuningsgegevens die nodig zijn om handelingen te controleren, storingen op te lossen en misbruik te voorkomen.
3. Waarom gebruiken we deze gegevens?
We gebruiken persoonsgegevens alleen voor concrete doelen:
- het uitvoeren en beheren van de ZaakAan-dienst;
- het bouwen, publiceren en onderhouden van websites;
- het na jouw uitdrukkelijke opdracht koppelen en bijwerken van Facebook, Instagram of andere ondersteunde zakelijke kanalen;
- het verwerken en doorgeven van contactaanvragen;
- beveiliging, toegangsbeheer, ondersteuning en storingsherstel;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen en privacyverzoeken.
De grondslag is, afhankelijk van de verwerking, de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting, jouw toestemming of ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en betrouwbare dienst. Je kunt toestemming altijd voor de toekomst intrekken.
4. Socialmedia- en websitekoppelingen
Een koppeling wordt alleen gestart door een bevoegde gebruiker van het betreffende bedrijf. ZaakAan vraagt uitsluitend de rechten die nodig zijn voor de gekozen functie. Toegangssleutels blijven aan de serverzijde, worden versleuteld opgeslagen en verschijnen niet in het dashboard. Je kunt een koppeling intrekken via ZaakAan of via de instellingen van de betreffende aanbieder.
5. Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienst. Dit kan gaan om onze hosting- en infrastructuurleveranciers, de gekozen identiteits- en e-maildienst en kanalen die je zelf koppelt, zoals Meta of Google. Een AI-dienst ontvangt alleen gegevens wanneer een AI-functie daadwerkelijk is geactiveerd en gebruikt. We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken geen advertentietrackers in het dashboard.
Wanneer een leverancier buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken we een geldige doorgiftegrondslag en passende contractuele en technische waarborgen.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel, de overeenkomst, beveiliging en wettelijke bewaarplichten. Nieuwe contactaanvragen via een beheerde website hebben standaard een verwijderdatum na 180 dagen. Tijdelijke koppelsessies verlopen binnen enkele minuten. Na het ontkoppelen van Meta worden de opgeslagen toegangssleutels verwijderd en gekoppelde accountgegevens geminimaliseerd. Administratieve en beveiligingsgegevens kunnen langer worden bewaard als dat wettelijk of aantoonbaar noodzakelijk is.
7. Beveiliging
ZaakAan gebruikt onder meer versleutelde verbindingen, toegangsrechten per bedrijf en rol, versleutelde kanaalsleutels, eenmalige beveiligingscodes en controleerbare wijzigingshistorie. We slaan geen Facebook-, Instagram- of Google-wachtwoorden op.
8. Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Ingelogde klanten kunnen hiervoor het onderdeel Privacy & gegevens gebruiken. Je kunt ook mailen naar info@zaakaan.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit veilig vast te stellen.
Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een verwijderverzoek kan gedeeltelijk worden geweigerd wanneer een wettelijke bewaarplicht of een zwaarder recht dat vereist; we leggen dat dan uit.
9. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan wanneer de dienst of verwerking verandert. Bij een belangrijke wijziging informeren we actieve klanten via het dashboard of per servicebericht.